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日本で1番「経験豊富」な男です

To Do Listでは仕事が減らないよね?

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都内某所で化学原料の商社営業をしているゴウです。

みなさん、仕事は何で管理していますか?手帳とかに片っ端からやるべきことを書いているとか、携帯のアプリをつかって管理しているとかいろいろあると思います。

たまにですけど、何も管理していない人いますよね?

あれでどうやって仕事を取捨選択しているのか非常に気になりますが・・・

はい、入社したての自分ですね。手帳も何も持たず、近くにある紙切れにやることを書いていました。

 

やるべきことを後回しにしたり忘れたりして、怒られてばかりの毎日を送っていました。当然ですね。そもそも管理するという概念がありませんでしたから。

 

さて、やるべきことを管理する方法として代表的なものに”To Do List"がありますね。

一つ一つ「やるべきことリスト」という形で箇条書きにしていくアレです。

 

僕も最近までは、いまやっている「やりたいことリスト」の進捗は”To Do List"で管理していました。仕事もです。

予定表で管理しましょう

しかし、気付いてしまった。

ただ羅列するだけでは、優先順位が決められない上に半永久的に積み上がっていくリストをみて、うんざりしていくということに。

 

仕事が減らないという事実が可視化されているだけなのです。

無駄に残業しなければなりません。だってTo Do Listが完全に0になることなんてないですから。

 

だから、To Do Listではなく、予定表でやるべきことを管理していきましょうよという提案をします。

降ってきた仕事をリストにしてわき目もふらずガーーっとやるのは気持ちがいいですけど、一番重要なことがわからない上に消耗します。

 

まずは降ってきた仕事の性質を見極める。

1.いますぐやれる簡単なこと

2.いますぐやれる重要なこと

3.後回しにできる簡単なこと

4.時間のかかる重要なこと

 だいたいこの4つに分類されるかと思います。

 

当然のごとく、優先されるべきものは2,4です。これは納期を確認し、納期より前倒しで終わることができるようにカレンダーに予定を組んでいきましょう。

 

ちなみに新人でもできる先輩並みに仕事を早く終わらせる方法があります。

「自分だったらこうする」という考えを持ちつつ、ソッコーで先輩。上司にアドバイスを要求する。

大体の場合、間違っていますが、それでもかまいません。話を先に進めてお客さんのためになるよう動くのが一番ですから。

 

こういう時に怒鳴り散らしてきたリ、わけのわからん上下関係を重視させようとしてくる人には次から何も聞かなくていいです。フツーに役立たず。

 

ということでTo Do Listではなく、予定表に書き込んでいきましょう。

そうすると一日でやるべき量というのがわかって、不要な残業を減らすことができます。

 

そして間違ってはいけないのが1,3の区別。

後回しにできる簡単な仕事を文字通り後回しにする人が多いんですよね。

だいたい簡単な仕事はその場でソッコーで片づけることができるので、後回しになんかするべきものじゃないのです。

 

簡単な仕事で後回しにしていいものなんて、99%ありません。

「まぁやってもやらなくてもどっちでもいいけど、やった方が無難だよ」という仕事を後回しにすればいいのです。

 

簡単な仕事は必ず遅くとも24時間以内に終わらせるようにしましょう。

なのでわざわざTo Do Listにしなくていい。降りてきた瞬間に対処するのですから。

 

1日の中で「この時間は1.3の仕事にあてる」という時間割を決めてもいいかもしれませんね。

まとめ

・大変で重要な仕事は納期を確認し、プロセスを細分化、一日あたりにやるべきことを予定表で管理しましょう。

・ソッコーで対応できるものはソッコーで対応しましょう。

・新人は誰に何を聞くべきかを確認しましょう。ヤバいやつは無視。どうにもならないならサクッと転職しましょう。

・すべて社内の人のためではなく、お客さんのために動きましょう。

 

ぼくはTo Do Listを片っ端からやるという方法をやめて、予定表で管理したら残業時間が50%ほど減りました。工夫って大切ですね。

簡単なので真似してみて下さい。