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『シンプルTODOリスト仕事術』の感想と実践について

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戦略コンサルタントでブロガーのShinさんが書いた『シンプルTODOリスト仕事術』を読みましたので、感想と内容を書かせていただきます。

ちなみに前著作の読書会にも参加しております。

www.update-plan.com

『シンプルTODOリスト仕事術』は今の仕事をさらに発展させるというよりは、降りてくる仕事に手いっぱいになっていてかつ成果も出ていない人に向いています。

最近入社した方はマストで読んだほうがいいと思います。

「一生懸命仕事をすること」の定義について

「一生懸命仕事をする」と聞いて、とにかくガムシャラに時間をかけてでも仕事を前に進めることだという人は『シンプルTODOリスト仕事術』を読んだほうがいいです。

 

投入する労働量を多くしても出てくる成果は大したことがないのです。

投入する労働量を多くするということは工数を多くするということであり、ゴールから遠ざかるのは目に見えています。

 

フルマラソンをやっているときに、自ら途中で障害物を設けるようなものです。

ゴールまで時間がかかる上、終わったときには他の人より疲弊しているという最悪な結果です。

しかも無限に時間をかけていいわけではない。何でも納期というものが存在するのです。

 

著者であるShinさんも最初は投入する労働量を多くするタイプだったとのこと。

それが今ではコンサルタントとしての仕事をこなしつつ、ブログ運営、コミュニティ運営など多岐にわたって活動されています。

 

「間違った一生懸命さ」の呪縛を解き、仕事を楽しくするための方法として「TODOリスト」が役に立つのです。

仕事が終わらない人の特徴について

著書内では「仕事が終わらない人の特徴」として下の5つが挙げられてます。

1.仕事の目的を把握していない

2.具体的なTODOが見えていない

3.具体的なTODOを整理できていない

4.TODOを処理する速度が遅い

5.TODOが多すぎる

1.仕事の目的を把握していない 

 先輩・上司・顧客からもらった仕事を目的がわからないまま進めていませんか?

僕は今専門商社の営業として働いていますが、入社したばかりのことは何も目的がわからないまま仕事をしていました。

 

そうすると100%といっていいほど、途中で何をやっているのかわからなくなるんですよね。

著書内にも書いてある通り、作業量は無限に増える上、ゴールにたどり着かないという結末になるんです・・・

 

 目的を把握するということはゴールを明確にするということです。

考えてみれば当たり前のことなんですけど、当たり前のことができない人が多いのです。

2.具体的なTODOが見えていない

 ゴールを把握したら次に具体的に何をしたらいいかを考えます。

著書内ではロジックツリーを使った方法が紹介されていますが、僕は営業ですので、顧客と話しをする中でやるべきことを明確にしていきます。

 

しかしながら僕自身、営業に関する書籍を30冊近く読んできましたが、1冊もロジックツリーを使った問題解決方法が書いていませんでしたので、これからコンサルタント機能を持つべき営業という仕事にも応用を効かせることができるかもしれません。

 

自分に合った方法でやるべきことを明確にする重要性が書かれています。

3.具体的なTODOを整理できていない

 ここが重要ですよねぇ・・・

整理して優先順位をつけないと仕事が終わりません。

ただ単純にやるべきことを列挙したTODOリストは本当に役に立ちません。

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著書内でも書かれていますが、スケジュールと連動させて「いつ」「何を」やるべきかを明確にしていくべきです。

「シンプルTODOリスト」ということで、本を購入した人限定でファイルをダウンロードできます。

個別のTODOとスケジュールを連動させて使用できるエクセルファイルです。

Shinさんが試行錯誤して作り上げてきたものだと思いますので、効果は大きいでしょう。

 

前著作でも「シンプルTODOリスト」が紹介されていて、早速ファイルを自作してみたのですが、やはり営業という仕事柄外出が多く、PCを開く機会より社用スマホを使用する機会が多いので、残念ながら使いこなすことができませんでした。

 

イベントでShinさんに上記の状況を説明させていただいたところ「自分に合った方法で管理すればいい」とご回答いただきました(考えてみれば当たり前のことを質問して申し訳ない・・・)

4.TODOを処理する速度が遅い

著作内でいくつか仕事のスピードを上げる方法がありました。

記載のあった個人的に役に立ちそう&役に立った方法は以下の方法。

①よく使うセンテンスを「辞書登録」

これは弊社内で一番仕事ができる事務の方も実践していた方法です。

定型的な文は辞書登録して冒頭の字が出てきた瞬間に自動変換してくれるツールで、これはどんなにタイピングが速くてもこのスピードにはかないません。

②作成した資料を「モジュール化」しておく

これも弊社内で仕事ができる人はみんな実践している方法ですね。

ひな形となる資料は作りっぱなしにしないで、いつでも応用できるようにフォーマット化しておくことです。

当たり前ですが、作成する頻度が高いのにもかかわらず、毎回毎回一から作り上げるのは時間のムダですね。

③メール処理のタイミングは「3回だけ」

これは本当に効果がありましたね。

すぐに対応すべきメールというのは案外少ないんです。

著書にもあったように本当に重要な要件があるときは電話がかかってきます。これはマジです。

なので、タイミングを決めて時間のかかることに集中することが重要です。

5.TODOが多すぎる

著書内にも書いてある通り「一人でやれる仕事なぞ、たいしたことはない」のですよ。

これは本当に共感しました。

1人で何でもできるほど仕事は簡単ではないです。これは学生時代まで優秀で通ってきた人たちにありがちな罠じゃないでしょうか。

 

本当にやるべきことを限界まで明確化しても、たくさん仕事があるときは誰かに仕事を投げましょう。それか協力してやりましょう。

効率化して作り出した時間をどう使うか

Shinさんは業務を効率して作り出した時間をブログ運営やコミュニティ運営、本の執筆に使っているようです。

ようするに業務を効率化し、自分で自由に時間を管理することができれば、誰もが平等に与えられている1日24時間を自主的にデザインすることが可能ということです。

 

Shinさんのように本業以外のことにも取り組むことができますし、本業に関わるスキルを身につける時間にあてることができたりします。

自分の人生、終わらない仕事に時間を奪われるのはもったいないと思いませんか?

書籍の紹介

生産性を向上させ24時間をデザインすることについて書かれた書籍はたくさんありますが、今まで読んできた中で本当に腑に落ちた書籍として『シンプルTODOリスト仕事術』以外に、ちきりんさんの本も紹介させていただきます。

『シンプルTODOリスト仕事術』

 

『自分の時間を取り戻そう ゆとりも成功も手に入れられるたった1つの考え』

 

 ブロガーが書いた本が好きなのかな・・・

本当に自分の人生を豊かにしてくれる本だと思います。

Shinさんがコンサルタントという仕事にあこがれた理由や壁にぶち当たったときに、なぜ「逃げる」ことを選択しなかったのかなど非常に気になるところがたくさんあるので、またお会いできたら嬉しいですね。